Gestión del conocimiento en la era del renacimiento digital

La gestión del conocimiento es el proceso sistemático de identificar, organizar, almacenar y compartir la información dentro de una organización, comunidad, empresa o grupo de personas.

Este enfoque y rama del conocimiento busca facilitar el acceso colectivo a la información, permitiendo a sus participantes encontrar y utilizar esta información de manera eficiente.

Uno de los sistemas de gestión del conocimiento más importantes de la era contemporánea es el "Second Brain" (Segundo Cerebro) desarrollado por Tiago Forte y que se presenta como un sistema integral para gestionar, organizar y aprovechar el flujo constante de datos en nuestras vidas personales y profesionales.

En su libro Building a Second Brain, Forte nos invita a construir un entorno digital donde podamos externalizar el conocimiento de nuestras mentes, almacenando ideas, proyectos, tareas y aprendizajes de manera estructurada y accesible en cualquier momento.

La premisa de esta teoría es simple: en la era contemporánea, donde el acceso a la información es ilimitado, la verdadera habilidad no radica en acumular más datos, sino en la capacidad de organizarlos y recuperarlos eficientemente cuando los necesitamos.

Un Second Brain actúa como un sistema de soporte personal que nos permite liberar espacio mental para centrarnos en actividades creativas, estratégicas y de alto valor.

En esencia es un archivo externo que nos ayuda a gestionar la sobrecarga cognitiva, procesar información compleja y archivar conocimientos importantes para un uso futuro.

Implementar un Second Brain no solo nos ayuda a mantenernos organizados y enfocados, sino que también es un elemento clave para el éxito en cualquier tipo de proyecto de vida personal y profesional:

• Trabajo o Profesión: Desde planificar un proyecto hasta realizar tareas diarias, un Second Brain proporciona un espacio donde almacenar ideas, estrategias y aprendizajes específicos que pueden mejorar nuestro rendimiento y eficiencia en el trabajo.

• Relaciones: Ya sea recordando detalles importantes de una conversación o planificando una reunión significativa, el Second Brain nos permite gestionar nuestras relaciones de manera más consciente.

• Mantenimiento: Las tareas de mantenimiento, como gestionar recursos o recordar fechas importantes, pueden convertirse en un caos mental. Con un sistema de soporte adecuado, estas tareas se registran y organizan, liberando nuestra mente para enfocarnos en actividades más significativas.

• Recreación: Planificar vacaciones, seguir hobbies o simplemente disfrutar de nuestro tiempo libre se vuelve más gratificante cuando no estamos saturados con la carga de recordar demasiados detalles. El Second Brain actúa como un asistente digital para mantenernos organizados y disfrutar al máximo de nuestras actividades recreativas.

• Salud: Desde seguir rutinas de ejercicio hasta llevar un registro de nuestra dieta, este sistema nos permite monitorear y optimizar nuestra salud física y mental, ayudándonos a construir hábitos saludables de manera más consciente.

• Intrapersonal: Reflexionar sobre nuestras emociones, gestionar el estrés o simplemente entender mejor nuestro mundo interior son tareas que se facilitan enormemente al contar con un espacio donde registrar y procesar nuestros pensamientos y sentimientos.

¿Cómo escoger una aplicación de Second Brain?

A la hora de construir un sistema de Second Brain, es crucial contar con una herramienta que no solo almacene información, sino que la organice, conecte y que la haga accesible en cualquier momento.

Afortunadamente, hoy en día disponemos de una amplia oferta de aplicaciones diseñadas para facilitar la administración y gestión de nuestro conocimiento.

Desde opciones robustas y multifuncionales como Notion, Evernote, Obsidian y Google Workspace, hasta herramientas más sencillas como la aplicación de notas de Apple, todas ofrecen soluciones válidas para la implementación de un Second Brain.

Incluso la combinación de varias de ellas puede ser una estrategia efectiva en un entorno donde la adaptabilidad y el enfoque multidisciplinario son esenciales para evitar encasillar nuestra forma de trabajar y de estructurar la información en una sola plataforma.

Elegir la herramienta adecuada para nuestro sistema de Second Brain depende de identificar cuáles son las características que mejor se adaptan a nuestras necesidades.

Entre las principales funcionalidades y ventajas que buscamos al seleccionar una aplicación Second Brain se encuentran:

• Una herramienta de Second Brain debe ser confiable y funcionar como un recurso inquebrantable. Esto implica rapidez y capacidad de respuesta, y una mínima incidencia de errores o fallos. La fiabilidad es esencial, ya que un Second Brain debe ser una extensión de nuestra mente en la que podemos confiar sin reservas.

• La sincronización en la nube y mutidispositivo es crucial para tener la información real y actualizada en todo momento. Esto nos garantiza que, independientemente de nuestra ubicación o situación, podamos trabajar y consultar nuestras notas sin interrupciones.

• Un sistema de Second Brain debe estar optimizado para dispositivos móviles, permitiendo una interacción completa con nuestros datos, sin necesidad de recurrir constantemente a la versión de escritorio.

• Un diseño de usuario intuitivo y cuidado no solo facilita el uso diario de la aplicación, sino que también reduce la carga cognitiva y mejora la experiencia general. Las decisiones de diseño deben estar basadas en un profundo entendimiento del comportamiento humano, haciendo que la interacción con la herramienta sea lo más fluida y natural posible.

• El objetivo principal de un Second Brain es permitirnos plasmar ideas rápidamente, sin que el proceso de escritura se vea obstaculizado por complejidades innecesarias. La simplicidad es clave para mantener el enfoque en el contenido y no en el medio.

Con estas características en mente, es evidente que no existe una única herramienta perfecta para todos. La elección depende de nuestras prioridades y del tipo de proyectos y tareas que gestionamos.

En la siguiente parte de este artículo te presentaré 4 herramientas Second Brain que yo uso en mi actividad como Arquitecto, Diseñador instruccional y Consultor CAD:BIM en Roko.Design y como pueden ayudarte a gestionar tus ideas y la información de tus proyectos en tu vida personal y profesional.

1.Notion

Notion comenzó como un pequeño startup en 2013, pero ha crecido exponencialmente hasta alcanzar recientemente la asombrosa cifra de 100 millones de usuarios.

Notion es hoy en día una de las aplicaciones más populares y utilizadas en el mundo para implementar un "Second Brain", gracias a su flexibilidad y potencia para organizar información y proyectos.

Lo que distingue a Notion es su capacidad para permitir que cualquier usuario configure su espacio de trabajo desde cero, conectando información de manera intuitiva mediante bloques de contenido.

Con esta estructura, los usuarios pueden crear fácilmente bloques de texto, vídeos, imágenes, e incluso bases de datos interconectadas.

Esta versatilidad se complementa con la capacidad de crear páginas web y tableros de colaboración, lo que permite a equipos de trabajo, familias o amigos organizar proyectos y compartir información de manera fluida y eficiente.

Esta plataforma no solo permite almacenar información, sino que también conecta ideas, tareas y proyectos en un entorno personalizable:

• Notion permite a los usuarios diseñar su espacio de trabajo desde cero, adaptándolo a sus necesidades personales o profesionales. Su enfoque basado en bloques de contenido, donde se pueden añadir textos, imágenes, vídeos, tablas, y bases de datos, da lugar a un entorno completamente personalizable.

• Una de las características más poderosas de Notion es la capacidad de crear bases de datos interconectadas. Esto te permite vincular información en múltiples niveles, facilitando una organización estructurada y jerárquica que maximiza la eficiencia en la recuperación de información.

• Notion no se limita a ser un lugar para tomar notas. Puede actuar como un gestor de tareas, un calendario o una herramienta de planificación de proyectos. Es ideal para gestionar tanto la vida personal como proyectos profesionales de manera integrada, lo que lo convierte en un auténtico Second Brain.

• Notion está disponible en múltiples plataformas, desde aplicaciones móviles hasta la versión de escritorio, y toda la información se sincroniza en la nube.

2.Kortex

Kortex es una innovadora aplicación de Second Brain lanzada en 2024, diseñada para escritores, creadores y emprendedores digitales.

Aún en su fase beta, está revolucionando la manera en la que se gestiona información y se desarrolla la escritura creativa.

La aplicación combina un sistema intuitivo de captura de información con la organización estratégica de textos e ideas.

Mi Experiencia con Kortex

Tuve la oportunidad de conocer Kortex a través de un Bootcamp para escritores en julio de 2024.

Llevaba tiempo investigando el flujo de trabajo de Dan Koe y su metodología del One Person Business, por lo que decidí probar Kortex en mi agencia de transformación digital Roko.Design.

A pesar de que la aplicación todavía está en desarrollo, en solo dos meses he visto una mejora significativa en la calidad y organización de mi escritura creativa con la redacción y producción de artículos en mi blog Roko.Design, el potenciamiento de los contenidos en mis redes sociales y la redacción del newsletter y boletín semanal: >>Arquitecto del Futuro.

Kortex es una aplicación y Second Brain hecho para escritores y creadores. Sus funcionalidades y valores agregados principales son los siguientes:

• Captura y Organización Eficiente: Kortex permite capturar ideas en cualquier momento y lugar con la función e interface de "Capture". Esto transforma las ideas dispersas en un flujo de trabajo ordenado y listo para ser utilizado en la escritura.

• Flujo de trabajo unificado: A diferencia de muchas herramientas que separan la captura de ideas, la toma de notas y la escritura, Kortex integra todo en un único flujo de trabajo. Los usuarios pueden acceder a sus ideas, notas previas y referencias directamente desde el editor de texto, evitando distracciones y manteniendo el enfoque en la creación.

• Sistema de "Snippets" y "Elements": Los usuarios pueden guardar fragmentos de texto reutilizables ("Snippets") para emplearlos en futuros proyectos. Los Elements son notas atómicas que funcionan como bloques modulares, lo que permite estructurar contenido con flexibilidad y claridad.

• Conexiones Inteligentes: Kortex promueve el descubrimiento de nuevas ideas mediante la interconexión automática de documentos, capturas y elementos. Esto crea un entorno en el que las ideas crecen y se conectan de forma orgánica, mejorando la creatividad y la innovación en este Second Brain.

• Hecha para creadores: La plataforma no solo es útil para escritores. Kortex está diseñada para facilitar la creación de contenido para boletines, redes sociales, guiones de videos, e incluso proyectos colaborativos. Su diseño minimalista ayuda a evitar la sobrecarga de características innecesarias, favoreciendo un enfoque simple y directo hacia la creación y el flujo de trabajo creativo.

3.Sustitución de texto (IPhone)

La función de Sustitución de texto en iPhone es una herramienta potente que forma parte del ecosistema de Apple, la cual actúa como un potente y eficiente Second Brain.

Al permitir asociar frases o datos complejos con un atajo de teclado, como mi combinación personalizada "roko+palabra clave", puedo agilizar tareas de manera eficiente.

Esta funcionalidad es clave en mi flujo de trabajo, ya que simplifica la escritura y el acceso a información importante con apenas unos pocos caracteres.

¿Cómo funciona la sustitución de texto?

Con esta herramienta, puedo configurar atajos personalizados para insertar frases recurrentes o datos como direcciones URL, números de cuenta bancaria, datos de pasaporte o cuerpos de textos estandarizados para mis correos.

Por ejemplo, al escribir "rokoperfil", puedo insertar un cuerpo de texto para la inclusión de mi perfil profesional en una aplicación de formulario o página web.

También puedo obtener las etiquetas clave de una publicación en redes sociales con el código "rokotags".

• El sistema está disponible en todos mis dispositivos gracias a iCloud Drive, lo que me permite usar estos atajos tanto en mi iPhone como en mi iPad y computadora.

• Esta característica no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos al gestionar información delicada o difícil de recordar.

• Además, permite mantener el enfoque en tareas creativas o estratégicas, ya que la búsqueda de datos se realiza entre 1-2 segundos.

• Apple permite configurar estas sustituciones de texto desde las opciones del teclado de esta guía.

4.High performance Dashboard

El High Performance Dashboard (HPD) es una de las herramientas más poderosas que he utilizado en mi vida profesional y personal como parte de un sistema compuesto Second Brain.

A diferencia de las herramientas digitales, el HPD es una herramienta analógica, diseñada para ser utilizada en papel, conectando mente, lápiz y creatividad en un flujo tangible y visual.

Este mecanismo ha sido fundamental en la formulación de ideas y en la organización primaria de mi tiempo, lo que facilita la configuración del resto de mis herramientas digitales y mi Second Brain en Notion. (Pienso trasladar mi Second Brain digital de forma completa a Kortex en los próximos meses)

El HPD me permite planificar mi semana en un espacio libre de cualquier dispositivo digital, algo especialmente valioso para alguien como yo que disfruta del proceso creativo que conlleva el uso del papel y el lápiz.

En este planificador encuentro un espacio donde organizo las tareas prioritarias antes de transferirlas a herramientas como Google Calendar.

Esta estrategia me da la oportunidad de estructurar y visualizar mi semana con flexibilidad y claridad en un espacio neutro como en la sala de mi casa e incluso en un día de descanso como un Domingo.

El High Performance Dashboard está diseñado en torno a cuatro componentes:

• Tablero de Tareas: Aquí es donde organizo todas las tareas de la semana, clasificándolas en objetivos prioritarios y tareas secundarias o administrativas.

• Organizador Semanal: Un calendario semanal donde distribuyo las tareas en bloques de 60 minutos, creando un mapa visual de mi semana.

• Tablero de Claridad: Un espacio de reflexión donde al final de cada semana evalúo mis logros y ajusto las prioridades pendientes.

• Tablero de Visión: Un espacio dedicado a la captura de ideas, citas inspiradoras y referencias, alimentando mi creatividad y brindándome una fuente de inspiración para nuevos proyectos.

Este planificador se ha convertido en la base de organización de mi vida tanto personal como profesional:

• Al ser un impreso en formato A3 que puedo plegar y llevar conmigo, me proporciona la libertad de gestionar mis tareas, reuniones importantes y bloques de tiempo en cualquier lugar.

• Lo llevo conmigo en el bolsillo de mi pantalón o mochila, y su flexibilidad me permite hacer ajustes sobre la marcha en función de nuevas prioridades o eventos imprevistos.

• Puedes descargar el HPD desde el siguiente enlace y donde podrás explorar cómo esta herramienta puede transformar la manera en la que organizas tu tiempo y proyectos.

Conclusión

Configurar un sistema de Second Brain se convierte en una estrategia esencial para mejorar nuestros procesos de trabajo, llevar a cabo proyectos de manera eficiente y vivir mejor.

Este sistema no solo es un mecanismo de respaldo para nuestras ideas y conocimiento, sino también una herramienta de apoyo para optimizar la toma de decisiones y liberar espacio mental, permitiéndonos concentrarnos en lo verdaderamente importante.

A lo largo de este artículo, hemos explorado como la combinación de herramientas tecnológicas y analógicas puede dar forma a un Second Brain compuesto, flexible y confiable.

La integración de aplicaciones como Notion, Kortex, y la función de sustitución de texto del iPhone, junto con soluciones analógicas como el High Performance Dashboard, nos ofrece un enfoque holístico y adaptativo para gestionar nuestras actividades personales y profesionales.

Este enfoque mixto no solo potencia nuestra productividad, sino que también nos permite personalizar nuestro sistema en función de nuestras necesidades.

El High Performance Dashboard, en particular, es una herramienta fundamental para organizar mis tiempo y mis prioridades de forma visual y tangible.

Si quieres experimentar cómo esta poderosa herramienta puede transformar la manera en que gestionas tu vida y proyectos, puedes descargarla desde el siguiente enlace: High Performance Dashboard.

Curiosidad. Pasión. Propósito y Enfque

High Performance Dashboard es un planificador semanal que te ayuda a organizar tus objetivos y tareas de manera eficiente, acercándote a tus metas con claridad y propósito.